ORDENANZA Nº 75/2010
CAPÍTULO I:
ÁMBITO DE APLICACIÓN:
ARTÍCULO 1°: Téngase la presente como reglamentación del Archivo General Municipal el cual se regirá por las siguientes disposiciones.-
ARTÍCULO 2°: La Mesa de Entrada y Archivo General tendrá a su cargo el archivo de las actuaciones administrativas que tramiten ante las reparticiones municipales y que hayan concluido.
El Archivo General no comprenderá las actuaciones llevadas a cabo por el Hospital Municipal, ni como así las actuaciones desarrolladas por el Honorable Concejo Deliberante, los cuales deberán administrar su propio Archivo.
Dicho Archivo constará de un Archivo Intermedio que será ubicado en el espacio físico que ocupa la Mesa de Entradas, donde se conservará los últimos cinco años. En las depuraciones la documentación que sobrepase ese limite de tiempo será enviado al Archivo General Municipal con la correspondiente nota de remisión. Donde se conservarán hasta completar el tiempo de guarda correspondiente según corresponda.-
ARTÍCULO 3°: El archivo de las actuaciones a que se refiere el artículo precedente se mantendrá durante los plazos indicados, previa aprobación de la rendición de cuentas por el Honorable Tribunal de Cuentas de la Provincia de Buenos Aires.-
ARTÍCULO 4°: Las actuaciones que no sean caratuladas como expedientes por Mesa General de Entradas y Archivo, serán archivadas en la misma repartición en la que hubiere tenido origen, por el término que fije la misma, de acuerdo con la naturaleza e importancia de su tema.-
ARTÍCULO 5°: Si existiesen intereses jurídicos comprometidos los plazos a los que se refiere el Art. 3º y 4º no podrán ser inferiores al de prescripción legal de los derechos invocados o ejercidos en cada caso.-
ARTÍCULO 6°: Las actuaciones de la administración Publica Municipal, expedientes, planillas, etc. de carácter ordinario, que por su contenido y objeto no poseen trascendencia legal ni jurídica-administrativa posterior, y los que aún pudiendo tener utilidad- constancia de asistencia, inasistencia, licencia, solicitudes de todo tipo, sumarios sin sanciones, etc.- sean asentadas en fichas u otro sistema que permita guardar constancia fiel y detallada de ellas, deben ser destruidas de inmediato una vez cumplidas sus finalidades.-
CAPITULO II
DE LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
ARTÍCULO 7°: Cada repartición será responsable del ordenamiento de la documentación. Las mismas deberán estar en cajas en buen estado, cada una deberá contar con:
- Etiquetas en el frente de las mismas respetando el color designado para cada Secretaria según el Organigrama vigente. En la misma deberá figurar:
a) Lugar de procedencia;
b) Año de la documentación contenida (en cada caja documentación correspondiente al mismo año);
c) Número de caja correspondiente a cada año;
d) Tiempo de guarda según lo normado en el presente reglamento.
ARTÍCULO 8°: Para facilitar futuras consultas de gestión, al momento de ser enviada a Mesa de Entrada y Archivo General, la documentación enviada deberá ser acompañada por un catalogo de descripción detallando el contenido de cada número de caja. Asimismo se deberá adjuntar nota de envió la cual servirá como constancia de recepción.
Capitulo III: De Los Plazos de Archivo
ARTÍCULO 9°: Plazos De Archivo Por Un (1) Año: La documentación que a continuación se detalla, deberá ser archivada por el plazo de un (1) año a contar a partir de que se haya llegado a la resolución del mismo, a saber:
1) Actas de infracciones a normas de publicidad y propaganda, transito, salubridad publica, espectáculos públicos, animales sueltos en la vía pública.
2) Ampliación crediticia en partidas de distintas reparticiones.
3) Arreglos de cercas y aceras de particulares.
4) Certificados varios.
5) Comunicaciones de actividades, asambleas, etc. de entidades.
6) Comunicaciones corrientes una vez cumplido el cometido para el que fueron remitidos.
7) Consultas de orden legal y asesoramiento.
8) Certificación de servicios al estado.
9) Declaraciones juradas.
10) Devolución de locales a propietarios.
11) Exención de pago de impuestos como solicitud denegada.
12) Gravámenes prendarios (toma de razón).
13) Habilitación de industrias, comercios etc. Denegada.
14) Iniciativas o sugerencias del personal o particulares.
15) Multas impagas cuya percepción carezca de interés fiscal.
16) Multas por infracciones cobradas.
17) Notas solicitando aprobación de planos de mensura, subdivisiones, anexión, etc.
18) Ornamentaciones.
19) Oficios del poder judicial, solicitud de informes judiciales.
20) Pedidos de arreglos de edificios fiscales una vez finalizada la obra.
21) Pedidos de colocación de lámparas de alumbrado publico.
22) Pedido de víveres.
23) Permisos para espectáculos públicos no permanentes, funcionamiento de circos, calesitas, parques de juegos, entretenimientos, corsos.
24) Permisos para realizar carreras.
25) Permisos de ocupación de veredas.
26) Permisos para realizar actos públicos.
27) Permisos de libre estacionamiento.
28) Plazas, mejoras de canteros, luces, etc.
29) Policía, notas sobre solicitud de inhumaciones o pedidos de información sobre lugar de inhumación.
30) Solicitud de préstamos de salas teatrales y similares.
31) Reajuste de tarifas del transporte de colectivos.
32) Solicitud de duplicados de certificados habilitantes.
33) Solicitud de terreno municipal denegada.
34) Solicitud de reincorporación no concedida.
35) Solicitud de designación, ascenso, etc. Traslados.
36) Solicitudes particulares denegadas.
37) Solicitudes de habilitaciones provisorias.
38) Solicitud de desinfección o sus certificados.
ARTÍCULO 10°: Plazos De Archivo Por Tres (3) Años: La documentación que a continuación se detalla, deberá ser archivada por el plazo de tres (3) años a contar a partir de que se haya llegado a la resolución del mismo, a saber:
1) Copias de informes.
2) Denuncias sobre prestación irregular de servicios públicos.
3) Denuncias varias.
4) Denuncias por infracción a ordenanzas y disposiciones municipales (cuando se hayan substanciado las actuaciones).
5) Reclamo de valuaciones. Aclaración sobre pagos ( ver 10 años).
6) Remitos de expedientes.
7) Rifas, expedientes autorizados.
8) Solicitud de certificado de final de obra.
9) Solicitud de inscripción de registros (desglosados los títulos y documentos acreditados).
10) Solicitud de información o certificaciones.
11) Solicitud de liquidación de suma adeudada.
12) Oficios judiciales cuya contestación sean originales o copias de expedientes administrativos remitidos al solicitante.
ARTÍCULO 11°: Plazos De Archivo Por Cinco (5) Años: La documentación que a continuación se detalla, deberá ser archivada por el plazo de Cinco (5) años a contar a partir de que se haya llegado a la resolución del mismo, a saber:
1) Accidentes de automotores.
2) Canje de animales.
3) Compra de animales.
4) Guía de traslado de animales.
5) Contratación de servicios para terceros.
6) Demoliciones.
7) Fijación de líneas y ochavas municipales.
8) Habilitación de anuncios publicitarios.
9) Habilitación de juegos infantiles y entretenimientos.
10) Informes estadísticos nacionales o provinciales.
11) Inspección técnica y administrativa que no originen sumario.
12) Provisión de elementos inventariables a dependencias oficiales o privadas.
13) Régimen patrimonial. Su documentación.
ARTÍCULO 12°: Plazos De Archivo Por Diez (10) Años: La documentación que a continuación se detalla, deberá ser archivada por el plazo de Diez (10) años a contar a partir de que se haya llegado a la resolución del mismo, a saber:
1) Accidente de trabajo.
2) Actas de arqueo de valores y de fiscalización impositiva.
3) Antecedentes de contratos y locaciones de servicios no vigentes.
4) Antigüedad de servicios prestados, documentos relativos.
5) Expedientes por arrendamiento y renovación de nichos y sepulturas.
6) Cese de industrias y comercios y otras actividades.
7) Contratos artísticos.
8) Daños al patrimonio municipal, sumarios.
9) Denuncias sobre deficiencias en propiedades.
10) Devolución de pago de impuestos.
11) Documentación contable (excepto inventarios y balances) que carezcan de valoración histórica (aprobada la rendición por el tribunal de cuentas).
12) Documentos de tesorería, libros de contabilidad, planillas de sueldos, recibos (aprobada la rendición de cuentas).
13) Estadística de construcción.
14) Boletín oficial.
15) Exención de pago de impuestos concedidos.
16) Fianzas depósitos de garantías no devueltas.
17) Habilitación de transporte escolares.
18) Jubilación, renuncias para acogerse a las mismas.
19) Inscripción en el registro de entidades municipales o provinciales, previo desglose de documentación esencial para los legales.
20) Juicios de apremios, con monto percibible, perimido o prescripto.
21) Impuestos impagos por perención, prescripción o carencia de interés fiscal.
22) Libretas o talonarios de pagos de expedientes y / o tramites internos.
23) Licitación, adjudicación contratación y ejecución de obras (pavimentación, repavimentación, señalización vertical y horizontal y alumbrado) a la recepción definitiva de las mismas.
24) Personal antecedentes para su designación.
25) Provisión de materiales a sociedades de fomentos, solicitud concedida.
26) Habilitación de servicios de taxímetros y remises.
27) Reclamo de impuestos generales.
28) Reclamo de valuaciones.
29) Solicitud de baja de impuestos.
30) Solicitud de puestos de feria franca, habilitación de kioscos, Habilitación de transporte de sustancias alimenticias concedidas.
31) Pago de impuestos en cuotas, solicitud concedidas.
32) Subsidios, cesiones, préstamos a entidades de bien público.
33) Subsidios otorgados, rendición de cuentas aprobadas por el Tribunal de cuentas.
ARTÍCULO 13°: Plazos De Archivo Por Veinte (20) Años: La documentación que a continuación se detalla, deberá ser archivada por el plazo de Veinte (20) años a contar a partir de que se haya llegado a la resolución del mismo, a saber:
1) Actuaciones y comprobantes de compras o donaciones de bienes muebles y elementos inventariables.
2) Registro de contribuyentes en general.
ARTÍCULO 14°: Permanente – Tiempo Indeterminado De Archivo: La documentación que a continuación se detalla, deberá ser archivada por el plazo que se considere pertinente, a saber:
1) Actuaciones en donde exista interés público o particulares, comprometidos por un lapso no determinable.
2) Actuaciones que tuvieran valor histórico o jurisprudencial o estadístico.
3) Adquisición de inmuebles.
4) Antecedentes de información básica que dieron origen a ordenanzas, decretos y disposiciones reglamentarias vigentes.
5) Libros de registros de Arrendamientos de nichos y sepulturas.
6) Comercios, una vez producido su cierre.
7) Concesiones de terrenos para bóvedas.
8) Construcción de bóvedas y panteones.
9) Concesiones y convenios con empresas de servicios.
10) Convenios o contratos entre organismos o con entidades privadas.
11) Contratos de locación de obras y servicios.
12) Creación y clausura de dependencias municipales.
13) Demoliciones o refacciones de edificios públicos.
14) Devolución de depósitos de garantías.
15) Documentación administrativa contable de valoración histórica.
16) Donaciones.
17) Escrituras de bienes municipales.
18) Expedientes que hubieran derivado en actuaciones judiciales.
19) Expedientes que hubieran dado lugar a demandas contencioso administrativas.
20) Expedientes relacionados con obras públicas contratada o por administración.
21) Habilitación de locales.
22) Inventarios y balances municipales.
23) Legajos personales.
24) Licitación, adjudicación, contratación, ejecución y recepción definitiva de obras públicas.
25) Minutas de dominio.
26) Obras y edificios municipales construidos, pavimentos, reconstrucción, conservación, alumbrado público.
27) Obras de infraestructura urbana con exclusión de aquellos de carácter transitorio.
ARTÍCULO 15°: Vencidos los plazos estipulados en los artículos precedentes se procederá a la destrucción total de los documentos, con el conocimiento del Poder Ejecutivo Municipal, contando con la aprobación del Secretario/a de Gobierno, (en caso de no poder se designara a otro Secretario) junto al responsable de la oficina de Mesa de Entradas y Archivo General.
Se labrara un acta de eliminación por triplicado, especificando años y descripción de la documentación la cual será firmada y sellada por el señor Intendente Municipal y los intervinientes.-
ARTÍCULO 16°: De Forma.
Dada en la Sala de Sesiones del Honorable Concejo Deliberante del Partido de Marcos Paz, a los dieciocho días del mes de noviembre del año dos mil diez.
